Corona hat den Arbeitsalltag vieler Unternehmen von einem Tag auf den anderen verändert. Mit den Empfehlungen der österreichischen Bundesregierung, dort wo es geht auf Homeoffice umzustellen, haben sich zahlreiche Fragen gestellt: Wie wird sich das Arbeiten von zu Hause aus auf die Produktivität, auf die Belastbarkeit, aber auch auf die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auswirken? “Wir wollten wissen, wie es anderen Unternehmen in den letzten 14 Monaten ergangen ist und welchen Beitrag wir als führender Kommunikationsanbieter in Österreich leisten können, diese noch fitter für die Digitalisierung zu machen“, fasst Fred Mahringer, Director Human Resources bei A1, die Zielsetzung der Studie zusammen.

Homeoffice: Gekommen, um zu bleiben – aber reduzierter

Gemeinsam mit Integral Österreich hat A1 von Mitte März bis Anfang April 2021 mehr als 350 HR-Verantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern zu ihrer Einschätzung zum (post)pandemischen Büroalltag befragt. Dabei wurde deutlich, dass die Pandemie in vielen Betrieben zu einem Digitalisierungsschub geführt hat, auch wenn es bei den KMU noch Aufholbedarf gibt, wie der brutkasten erst kürzlich berichtet hat. So haben 45 Prozent ihre internen Steuerungsprozesse transformiert und Tools wie die elektronische Signatur, das interne Formularwesen oder E-Learning verstärkt eingesetzt bzw. überhaupt erst eingeführt.

Notwendig wurde das, weil die Betriebe – dort wo es möglich war, sprich mit Ausnahme von Bereichen wie der Produktion, Mitarbeitern mit Kundenkontakt oder im Facility Management – vermehrt auf Homeoffice gesetzt haben. Vor Corona konnte man bei 31 Prozent der Unternehmen von zu Hause aus arbeiten, aktuell bieten es 78 Prozent an. Das Potenzial wird aber derzeit nicht zur Gänze ausgeschöpft, denn insgesamt nutzt mit 51 Prozent der Befragten jeder zweite Betrieb die Möglichkeit des Arbeitens von zu Hause aus (vor Corona lag die Nutzung bei 28 Prozent). Nach Corona wollen zudem nur mehr 43 Prozent der Unternehmen Homeoffice einsetzen. Was die Anzahl der Mitarbeiter in Homeoffice betrifft, ändert sich demzufolge aber nur wenig: Sind es jetzt 20 Mitarbeiter, werden es nach Corona 19 sein, die Homeoffice nutzen können.

Kaum geplante Büroflächenreduktion

Überraschendes Ergebnis der Studie war laut Studienautor Martin Mayr von Integral, dass nur 20 Prozent der befragten Unternehmen Sparpotenzial bei Büroflächen orten und ein Großteil demzufolge angab, keine konkrete Reduktion zu planen. Jene, die hier Überlegungen anstellen, gehen allerdings von Kosteneinsparungen in Höhe von etwa 28 Prozent aus.

Mitarbeiterzufriedenheit: Pro & Contra

Nicht zu unterschätzen sind die Effekte von Homeoffice auf die Mitarbeiterzufriedenheit, die aus Sicht der HR-Verantwortlichen gestiegen ist (39 %) Nur 13 Prozent orten einen Rückgang dieser. Eine gewisse Skepsis herrscht allerdings nach wie vor, wenn es um die Produktivität geht. Denn jeweils ein Viertel der Befragten spricht von einer Verbesserung (23 %) bzw. Verschlechterung (27 %). Rechnet man die 46 Prozent hinzu, die eine gleichbleibende Produktivität orten, dann sehen aber immerhin drei Viertel keine Produktionsrückgänge.

Obwohl die Mitarbeiter die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten also grundsätzlich schätzen, sind damit auch eine Reihe von Herausforderungen verbunden. Am häufigsten von den HR-Verantwortlichen genannt wurden die Mehrfachbelastung durch Selbstorganisation (80 %), der Verlust sozialer Kontakte (76 %) und Informationen (63 %) sowie die Belastung durch die Vermischung von Privatem mit Beruflichem (55 %). Als Vorteil wird hingegen die konkrete Zeitersparnis (67 %) gesehen.

Technische Rahmenbedingungen verbessern

Die Ergebnisse der Studie bringen trotz des oben erwähnten Digitalisierungs-Boosts einen Optimierungsbedarf hinsichtlich der technischen Rahmenbedingungen ans Licht. 71 Prozent sehen diesen in nahezu allen Bereichen der Internetqualität (schneller und störungsfreier). Verbesserungsbedarf besteht auch im Angebot an technischen Plattformen zur Zusammenarbeit (23%) sowie bei Tools zur Ressourcenplanung (15%). Ein Viertel sieht Bedarf an Beratungs- und Schulungsangeboten.

Klar ausgesprochen wurden im Zuge der Befragung auch die Empfehlung, in konkrete Vorgaben und Guidance zu investieren (48 %). Außerdem raten 40 Prozent zu mehr Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter, aber gleichzeitig auch zu Flexibilität sowie Support zur Selbstorganisation.

Tipps & Tricks aus Sicht von A1

Eine Empfehlung, die A1 nur bestätigen kann. Wir befinden uns in einem großen Veränderungsprozess und die Mitarbeiter hier mit einzubinden und sie zu fragen, wie sie in Zukunft arbeiten möchten, ist aus unserer Sicht unumgänglich”, so Mahringer von A1. Das Büro werde sich zukünftig zum Social Hub verändern, daran führe kein Weg vorbei: „Es stellt sich nicht mehr die Frage, wann komme ich ins Büro, sondern warum komme ich ins Büro.“ Mobiles Arbeiten und das Forcieren hybrider Modelle werde auch in Zukunft fixer Bestandteil der Unternehmenskultur sein.

Der Telekommunikationsanbieter hat im Zuge seines Transformationsprozesses in Richtung agile Organisation mit mehr Selbstverantwortung fürs Team und damit veränderter Führungskultur folgende Empfehlungen formuliert:

• Förderung von Meetings, kreativem Zusammenarbeiten und sozialer Interaktion; Schulung von Führungskräften hinsichtlich New Work
• Etablierung neuer Kommunikationsformate: bei A1 sind das zweiwöchentliche Vorstandsupdates, regelmäßige Infomails von der HR oder der Internen Kommunikation, um die Mitarbeiter up-to-date zu halten. Daily Stand-ups vervollständigen die Mitarbeiterkommunikation, die einen neuen Stellenwert erhalten hat.
• Festsetzen der Rahmenbedingungen in einer neuen Betriebsvereinbarung auf Basis der gesetzlichen Homeoffice-Regelungen. Ergänzung um neue Programme und Möglichkeiten, die hinsichtlich Arbeitszeit, Pausen und Erreichbarkeit die notwendige Rechtssicherheit schaffen. Bei A1 kann aus unterschiedlichen Arbeitsmodellen von mindestens 1 Tag bis maximal 4 Tagen pro Woche Homeoffice gewählt werden.
• E-Learning Tools und die entsprechende technische Infrastruktur ausbauen. Alle Mitarbeiter sind mit Diensthandy, Dienstlaptop und ab Juli 40 Mbit gratis Internet ausgestattet